Proje Beratı nasıl olmalıdır?
Proje Beratı (Project Charter) projenin bildirimi, tanınması anlamına gelen bir dokümandır. Roller ve sorumlulukların, ana paydaşların ve proje yöneticisinin yetkisini tanımlar ve proje hedeflerini ana hatları ile tanımlar. Projenin geleceği için bir referanstır.
Not: Proje Beratı için yazdıklarınızı maddeler halinde sunmanız, uzun cümlelerden kaçınmanız proje beratınızı okuyacak kişilerin işlerini kolaylaştıracaktır ve daha anlaşılır olmanızı sağlayacaktır.
Proje Beratı Nasıl Olmalıdır?
Proje Adı (Name of Project)
Projeyi en iyi şekilde anlatan kelimelerin bulunması önemlidir. İlk etkiyi yaratacak olan kelimeler olduğu için düzgün ve içeriği anlatacak aynı zamanda kısa olacak şekilde seçilmelidir.
Hazırlayan (Prepared by)
Proje Berat'ı dokümanını hazırlayan kişinin ismi yazılmalıdır.
Tarih (Date)
Doküman hazırlanma tarihi yazılmalıdır.
Proje Başlatma Nedeni (Background)
Proje ihtiyacının nasıl oluştuğunu ve bu ihtiyaca karşılık oluşturmayı düşündüğünüz yapının nasıl olacağını açıklamalıdır.
Açıklama (Brief Description)
İş ihtiyacının yerine nasıl getirileceğini ve bu projenin şirket hedefleri veya kuruluşu için nasıl yararlı olacağını açıklamalıdır.
Projeden Beklenen Faydalar (Expected Benefits)
Proje tamamlandıktan sonra sağlayacağı faydalar anlatılmalıdır. İş gücü ve/veya finansal olarak kazançlar anlatılmalıdır.
Ürün/Hizmet Tanımı (Description of Products and Services)
Projede kullanılacak ürün/hizmet tanımlaması yapılır. Ürünün/hizmetin sağlayacağı faydalar ve en önemli özelliklerine yer verilmelidir.
Sınırlamalar, Varsayımlar, Bağlılıklar ve Riskler (Constraints, Assumptions, Dependencies, and Risks)
Projenin sonucunu etkileyebilecek risk değerlendirmeler yazılabilir. Sınırlarınızın neler olduğunu, hangi varsayımlarda bulunduğunuzu, işlemin yapılması için gereken şartların neler olduğu gibi özellikler anlatılmalıdır.
Projenin kapsamına etki edecek, değiştirecek tüm ayrıntılar verilmelidir. Örneğin, projenin tamamlanmasına yardımcı olmak için belirli bir ekibe ihtiyacınız olabilir ve şu anda başka bir proje üzerinde çalışıyor olabilirler. Bu gibi durumları da burada belirtebilirsiniz.
Paydaşlar (Stakeholders)
Paydaşlar, proje tüzüğünü oluşturmak için birlikte çalıştığınız insanlardır. Proje üzerinde etkisi olan/olacak tüm kişiler burada belirtilmelidir.
Roller ve Sorumluluklar (Roles and Responsibilities)
Kimin neyi yapacağını ve ekibin sorumluluklarını tanımladığınız kısımdır. Örneğin, proje yöneticisi kilometre taşlarına zamanında hazırlamaktan sorumlu olacaktır. Rollerin belirlenmesi, beklentilerin belirlenmesi ve insanların neye ihtiyaç duyduklarını bildirmesine yardımcı olur.
Bütçe (Budget)
Proje finans, insan kaynakları ve malzemeler açısından ne kadara ve/veya kaç adam/saat mal olacak hesaplamasının yapıldığı kısımdır. Tahmini hesaplamalar da yazılabilir. Finansman kaynağınızı belirlemenize de yardımcı olur.
Önemli İş Adımları ve Planlanan Tarihler (Milestones and Timeline)
Proje çizelgesine genel bir bakış olarak hazırlanır. Kilometre taşları ve projenin aşamaları gibi projedeki önemli hususları tanımladığınız kısımdır.
İletişim ve Raporlama (Communication and Reporting)
Proje devam ettiği sürece hangi yöntemlerle iletişim kurulacağı. Proje tamamlanırken kullanılacak yöntemler (scope, agile) belirlenir. E-posta ile haberleşilecek, haftalık/günlük toplantılar olacak gibi.
Değişiklik Yönetimi (Change Management)
Proje üzerinde bir değişikliğe gidilmesi durumunda izlenilecek yollar ayrıntılı bir şekilde anlatılmalıdır. Kimden onay alınması gerektiği, kimin iznine ihtiyaç duyulduğu, hangi durumların önemsiz değişiklikler olacağı izne ihtiyaç duyulmayacağı, bilgilendirmenin yeterli olacağı gibi.
Diğer (Others)
Proje ile ilgili eklenmesini istediğiniz diğer bilgileri burada açıklayabilirsiniz.
Onaylayanlar (Approval Signatures)
Projenin başlaması için onay veren kişilerin ve bu dokümanı ile ilgili olan kişilerin imzalarının olduğu alandır. Genellikle proje yöneticisi, sponsor (ilgili yönetici) imzaları olur.