Bence doküman yazmak bir sanattır. Kelimelerin düzgünlüğü paragrafların ve maddelerin uyumu. Ben şanslıydım. Bizim evimizde bilgisayar varken, internet ya da öyle süslü oyunlar yoktu. Ya Word'te yazı yazıyorduk ya PowerPoint'te animasyonlar yapıyorduk ya da Excel'de grafikler çiziyor, toplama çıkarma formülleri yazıyorduk. Bu sebeple Office benim için çok değerlidir ve düzgün kullanılması gerekir. Bu arada tüm Office'i harika şekilde kullanmayı öğreten de tabi ki babamdır.
Tekrar teşekkürler, baba.
Bilgi de paylaştıkça çoğalıyorsa eğer, Office Word ile ilgili bildiklerimi ve dikkat etmeniz gerekenleri aşağıda paylaşıyorum.
Öncelikle Word'te yazı yazmaya başlamadan önce bir kaç ayarı yapmanızı öneriyorum.
- Mesela Word'ü ilk açtığınızda Ctrl+R ile Ruler yani Cetvel'i (eğer kapalı ise) açmanız.
- Yazım Denetimi'ni açmanız.
Cetvel'i açmak için kısayol kullanmak istemezseniz; aşağıda gördüğünüz görselde bulunduğu gibi turuncu ile işaretlediğim alanda bulunan View (Görünüm) menüsüne gelerek, kırmızı ile işaretlediğim Ruler (Cetvel) seçerek cetvelinizi açabilirsiniz. Açtıysanız mavi ile işaretlediğim alandaki gibi bir cetvel göreceksiniz.
- Cetvel alanını açtıysanız, Cetvel alanında bulunan kırmızı daire içine aldığım alanda bulunan küçük ikonlar yazınızın paragraflarını ayarlamanızı sağlayacaktır.
- Yazımlarda paragrafların ve maddelerin düzenli olmasına dikkat ediniz. Paragraf başı yapmak için Space (boşluk) tuşu kullanmayınız.
Üstteki ters küçük üçgen paragraf başlarının başlayacağı yeri ayarlamanızı sağlar (sağa sola çekerek ayarlayabilirsiniz).
Alttaki küçük üçgen paragraf olmayan satır başının yerini ayarlamanızı sağlar.
En altlarında bulunan dikdörtgen ise ayarladığınız boşlukları bozmadan paragrafları ileri geri çekmenizi sağlar.
- Eğer satır başında boşluk vermek istiyorsanız Space (boşluk) tuşuna bas, bas, bas YAPMAYINIZ. Tab tuşu (Caps Lock üzerinde bulunan) bu şekilde boşlukları yapabilmeniz için vardır.
- Yazım Denetimi'ni açınız.
Yazım Denetimi yazdığınız kelimeleri inceler ve yanlış yazmanız durumunda altını kırmızı ile çizer. Altını kırmızı ile çizdiği kelimenin üzerine gidip mouse (fare) ile sağ tıklarsanız size doğru yazımı gösterecektir. Eğer yazıların altını mavi ile çizerse, muhtemelen fazla boşluk bırakmışsınızdır ya da yazdığınız kısaltma, özel isim vb. tanımadığı için kontrol etmeniz açısından altını mavi ile çizmiştir.
Yazım Denetimi'ni açmak için File (Dosya) kısmına basın, Options (Seçenekler) basın.
Açılan ekranda Proofing (Sağlama) kısmına gelin. When correcting spelling and grammar in Word (Word içinde yazımı ve dil bilgisini düzeltirken) altında bulunan Check spelling as you type (Yazarken yazımı denetle) alanını seçili hale getirin.
- Her yeni başlıktan önce Enter ile bir boşluk bırakınız.
- Satır başlarında - veya * gibi semboller kullanacaksanız - veya * tuşlarına bastıktan sonra bir boşluk bırakırsanız Word otomatik olarak yazınızı maddeler halinde yazmanızı sağlayacaktır.
Madde halinde yazmayı bitirdikten sonra iki kere Enter tuşuna bastığınızda madde olarak değil paragraf olarak yazınıza devam edebilirsiniz.
- Cümle sonuna bir noktalama işareti (nokta, ünlem vb.) koyduktan sonra bir boşluk bırakıp, yeni cümleye geçiniz. Word otomatik olarak ilk kelimenin ilk harfini büyütecektir.
- Bir yerden alıntı (kopyala - yapıştır) yapacaksanız, kopyaladığınız yazıyı önce Notebook (Not Defteri) veya kullandığınız Explorer'a (tarayıcıya) yapıştırınız tekrar tümünü seçip kopyala deyiniz. Bu şekilde kopyaladığınız yazı tipiyle değil, sayfanıza uyumlu bir yazı tipiyle yapıştırabilirsiniz.
Ben uğraşamam derseniz Word içinde bulunan Format Painter'ı (Biçim Boyacısı'nı) kullanabilirsiniz.
Yazı tipi doğru olan bir kelimeyi seçin. Home (Giriş) alında bulunan Format Painter (Biçim Boyacısı) seçin. Kopyaladığınız ya da yazı tipini aynı yapmak istediğiniz kelimeleri seçin.
- Metin yanına görsel eklemeniz gerekiyorsa, görselleri aynı tarzda kullanın. Örneğin, tüm görselleri sayfanın sağında kullanın veya ortalayarak kullanın. Ya da bir sağda, bir solda kullanın. Görsellerin doküman içinde bir düzeni olsun.
- Bir sayfa içine yazmanız gereken yazıyı bitirdiniz, sayfanın altında boşluk kaldı ama diğer sayfaya geçmeniz gerekiyor. Bu durumda ne yaparsınız? Enter, Enter, Enter ile alt sayfaya geçmezsiniz tabi ki.
Page Layout (Sayfa Düzeni) menüsünü açıp Breaks (Kesmeler) kısmında Page (Sayfa) seçersiniz ve Word sizi otomatik olarak bir sonraki sayfaya gönderir.
Böylece dokümanın üzerinde ne işlem yaparsanız yapın, sayfanız hep yeni bir sayfadan başlar.
- Tüm yazılarınızı aynı yazı tipi ve aynı yazı boyutu kullanarak yazınız. Başlık boyutlarını farklı kullanmak istiyorsanız. Bütün başlık boyutlarını orantılı biçimde kullanınız.
Hazırladığınız sayfanın en üstünde kullandığınız en büyük başlığınızı yazarken aşağıdaki görselde kırmızı ile işaretlediğim alanda bulunan Title seçiniz. Bundan sonra yazıda kullanacağınız başlıkları Heading 1 olarak kullanınız alt başlık kullanmanız gerekirse alt başlığın derecesine göre Heading 2, Heading 3, Heading 4 şeklinde kullanınız.
Not: Başlıkları bu şekilde oluşturmak, Index (İçindekiler) oluşturacağınız durumlarda çok işinize yarayacaktır.
- Yazınız bittikten sonra yazınızda bir çok farklı yazı tipi olduğunu görüp işin içinden çıkamaz hale gelirseniz. Ctrl+A ile tüm yazıyı seçiniz.
Menü'de bulunan Home (Giriş) alanından yazı tipini ve yazı boyutunu seçiniz. Tüm yazı aynı yazı tipine sahip ve aynı boyda olacaktır.
- Ayrıca bir kelimenin yazımından emin değilseniz Google'a yazıp, doğrusunu göstermesini sağlayabilirsiniz. Yalnız, yanlış, tabi ki, her şey, herkes gibi kelimelere dikkat ediniz!
Word içinde kullanabileceğiniz bir çok özellik daha bulunmaktadır. Bu bahsettiklerimi kullanmak önceleri biraz zor gelebilir ama alıştığınız zaman tüm işlerinizi çok daha çabuk halletmenizi ve dokümanlarınızın profesyonel durmasını sağlayacaktır.